La inmediatez siempre ha sido uno de los principios que ha guiado la actividad periodística, pero este concepto ha cobrado una enorme importancia en los últimos años por el impacto que ha tenido la digitalización en los medios de comunicación. Gracias a Internet y las plataformas sociales, apenas pasan unos minutos o incluso segundos desde que se produce la noticia hasta alguien informa de ella, lo que ha acrecentado la presión sobre los profesionales para generar contenidos de calidad en el menor tiempo posible.
Para superar con garantías este reto y optimizar tanto la eficiencia como productividad de sus empleados, las cabeceras de los periódicos pueden mejorar la gestión de sus archivos digitales. Estos son vitales para la elaboración óptima de los contenidos, porque contienen un registro completo del historial del medio y de sus noticias, facilitando la documentación y la contextualización de las informaciones. Lo que permite a los periodistas, redactores y editores:
- Ahorrar tiempo.
- Ajustarse mejor a los tiempos de entrega.
- Ofrecer piezas de mayor calidad.
- Disponer de un Patrimonio Editorial, pues un archivo bien documentado y manejado permite preservar los documentos y monetizarlos de diversas formas —vendiendo contenidos, aportando valor a otros artículos, generando especiales con contexto histórico o creando productos específicos—.
Así, en Protecmedia queremos compartir contigo algunas claves para optimizar la gestión de los archivos digitales en los medios, y mostrarte cómo esta tarea puede convertirse no solo en una mejora operativa, sino también en una fuente adicional de ingresos.
¿Por qué mejorar la gestión de los archivos digitales?
Dependiendo de su tamaño, recursos y ritmo de producción, un medio puede generar cada día desde unos pocos contenidos y archivos digitales hasta decenas de ellos. Muchos de los cuales se convierten de inmediato en activos valiosos para el medio. Por eso, contar con un sistema que optimice su gestión no solo es recomendable, sino esencial, ya que aporta beneficios concretos para todo el equipo:
- Mayor eficiencia y productividad: la redacción puede clasificar, localizar y recuperar documentos de forma rápida, de manera que trabajan con mayor agilidad y aprovechan mejor los recursos disponibles.
- Acceso rápido y organizado a la información: un sistema DAM (Digital Asset Management) facilita la clasificación y el archivado eficiente de los documentos, lo que permite encontrarlos en segundos y agiliza los procesos editoriales.
- Seguridad y control de acceso: los archivos digitales son activos estratégicos, por lo que es esencial protegerlos. Un sistema especializado debe poder establecer niveles de privacidad, asignar permisos y controlar quién accede a cada documento.
- Respaldo y protección ante imprevistos: una gestión adecuada incluye protocolos de copia de seguridad automatizados que protegen los archivos frente a pérdidas por accidentes físicos, errores humanos o fallos técnicos, garantizando su disponibilidad en todo momento.
- Mejora en la distribución y colaboración: tener los archivos bien organizados facilita su compartición con terceros y mejora el flujo de trabajo entre equipos, reduciendo tiempos de respuesta y evitando duplicidades.
- Cumplimiento normativo: algunos documentos deben conservarse por exigencia legal durante un periodo determinado. Una gestión digital eficiente ayuda a almacenarlos y localizarlos fácilmente, evitando sanciones y asegurando el cumplimiento de la normativa vigente.
- Evitar el deterioro de materiales históricos: documentos que aportan valor como fotos, archivos físicos o libros pueden degradarse con el tiempo. Su digitalización permite conservarlos de forma indefinida.
Monetización de los archivos digitales
Junto a las ventajas que acabamos de comentar, los periódicos también pueden rentabilizar y obtener un beneficio económico directo de sus archivos digitales. Para ello, estas son las mejores opciones:
Servicio de suscripción o membresía
A través de modelos ‘premium’, se ofrece accesos exclusivos a documentos históricos del medio, paquetes temáticos de contenido exclusivo, y productos complementarios como newsletters, podcasts o informes. Este es un enfoque que no solo genera ingresos recurrentes, sino que también fortalece la relación con los lectores más fieles, ofreciéndoles valor añadido y una experiencia personalizada.
Compilación o reutilización de la información
Es posible vender los contenidos de forma independiente, a través de ebooks, cursos, guías o series temáticas. O, si son atemporales, reciclarlos —tras una adecuada optimización SEO— para que puedan ser monetizados a través de la publicidad.
Distribución de contenidos a asociados o abonados
Tanto agencias de noticias como medios de comunicación —locales o temáticos— pueden obtener ingresos distribuyendo sus contenidos especializados a otros medios.
Publicidad
El periódico puede generar ingresos mediante la publicidad asociada al tráfico web que reciben sus archivos digitales, así como a través de patrocinios. Para ello, puede comercializar secciones específicas de su archivo, como artículos históricos relevantes o contenidos reutilizados, presentándolos bajo formatos atractivos que capten la atención de anunciantes y lectores.
Programas de afiliación
Los contenidos digitales se pueden editar para incluir enlaces de afiliados que remitan a productos o servicios relacionados, generando comisiones por cada una de las ventas obtenidas.
Sindicación y otorgación de licencias
El medio puede alcanzar acuerdos con otras empresas para vender los derechos de uso de sus contenidos o para permitir reutilizarlos en otros portales, formatos o canales.
Publicación en plataformas de monetización
Algunos archivos pueden publicarse específicamente en plataformas que faciliten su monetización, como portales de vídeo —YouTube o Instagram, por ejemplo—.
Conversión a NFT y coleccionables digitales
En 2022, la Fundación Casa de Alba lanzó su propia colección de NFT (Non Fungible Token) basada en documentos históricos a nivel mundial. Es un buen ejemplo de las posibilidades que ofrece esta tecnología para el desarrollo de un nuevo modelo de comercialización del que también pueden beneficiarse los medios de comunicación, especialmente si disponen de un archivo de gran valor documental.
Claves para mejorar la gestión de los archivos digitales
Para simplificar esta tarea, lo más recomendable es que el medio de comunicación cuente con un sistema DAM que automatice los procesos de gestión. Esta herramienta facilita el almacenamiento, la organización, la búsqueda y el intercambio de archivos digitales entre los miembros de la redacción, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa para todo el equipo.
Con el apoyo de una herramienta de gestión de este tipo y la aplicación de los siguientes principios básicos, cualquier medio puede aprovechar al máximo el valor de sus archivos digitales:
Etiquetar y usar metadatos
Si el sistema o herramienta ofrece esta opción, es recomendable usar etiquetas. Y también añadir metadatos relevantes sobre el documento en el momento de archivarlo.
Facilitar el acceso y el trabajo colaborativo
Los archivos digitales deben estar disponibles para todos los profesionales de la redacción, por lo que es fundamental garantizar su acceso remoto desde cualquier lugar. Esto resulta mucho más sencillo si se almacenan en la nube, lo que además facilita la flexibilidad y el trabajo a distancia.
Aplicar copias de seguridad
Para blindar estos documentos y protegerlos frente al riesgo de borrado o eliminación, el periódico también debe implementar un protocolo específico para realizar sus copias de seguridad. Lo aconsejable es emplear la regla 3-2-1, según la cual hay que realizar 3 copias de seguridad en 2 medios distintos, de los cuales uno debe estar fuera de la empresa —por ejemplo, en la nube—.
Sacar partido a las ventajas de la automatización
Los sistemas de gestión de los archivos digitales deben permitir automatizar tareas básicas, como la clasificación de los documentos, su renombrado o la creación de copias de seguridad. Aprovechar estas ventajas es clave para optimizar los procesos e incrementar la productividad de los medios.
Hacer un mantenimiento periódico
Con el tiempo, algunos documentos pueden perder su utilidad o volverse obsoletos. Por ejemplo, en el caso de los documentos que siguen siendo útiles, pero no se utilizan a menudo, quizá lo mejor sea archivarlos en una ubicación específica para diferenciarlos de los más activos.
QUAY, el sistema DAM diseñado para medios de comunicación
Si su periódico necesita mejorar la gestión de sus archivos digitales para aumentar la productividad y explorar nuevas vías de monetización, lo ideal es que incorpore una herramienta especializada que centralice todas las tareas de organización, almacenamiento y búsqueda de contenidos. Por eso, en Protecmedia le invitamos a conocer QUAY, el sistema DAM que utiliza Inteligencia Artificial para clasificar automáticamente cada documento con enorme precisión.
Gracias a su ayuda, es posible localizar los archivos en segundos gracias a su veloz motor de búsqueda. La clave está en su tecnología avanzada, la cual incluye:
- Autocatalogación basada en IA para la extracción de metadatos y contenidos clave, así como una clasificación automatizada y precisa.
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), permitiendo identificar el texto que aparece en cualquier imagen o vídeo para su posterior indexación automática.
- Búsquedas rápidas, sencillas, variadas y en lenguaje natural que no dependen de las estructuras tradicionales de carpetas.
- Capacidad de transcripción de audio a texto en solo unos segundos.
- Computer Vision para el reconocimiento y archivado de documentos audiovisuales basándose en los rostros o logotipos que contienen.
QUAY es un sistema DAM robusto preparado para trabajar con archivos de todo tipo, independientemente de su tamaño, y para atender las necesidades de grandes equipos de medios, incluyendo la distribución de los contenidos a terceros. Todo ello, garantizando, por un lado, la seguridad de la información —mediante sus opciones de filtrado, de privacidad y asignación de tareas—; y, por el otro, la flexibilidad para su integración en cualquier CMS o repositorio externo de vídeo —como YouTube, DailyMotion y Vimeo—.
QUAY se adapta a sus necesidades
En Protecmedia sabemos que cada documento, imagen o vídeo que produce su medio puede convertirse en una fuente de valor. Por eso, le invitamos a dar el siguiente paso hacia una gestión más inteligente, eficiente y rentable con QUAY, nuestro sistema DAM impulsado por Inteligencia Artificial.
¿Quiere comprobarlo por usted mismo? Solicite hoy su demo gratuita y descubra cómo QUAY puede transformar su archivo digital en una herramienta estratégica para su redacción.
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